如何為Copilot for Microsoft 365 準備資料？

數位轉型已成為當今商業環境中的主要趨勢，而人工智慧（AI）被視為推動這股趨勢的重要引擎之一。這項技術被普遍認為具有釋放龐大經濟價值的潛力，同時也可能徹底改變我們的工作方式。根據調查顯示，高達79%的企業策略家認為，人工智慧（AI）等數位轉型技術將對他們未來兩年的成功起到至關重要的作用。

許多組織都渴望在其業務中採用人工智慧（AI），然而，要充分發揮這項新技術的強大功能，您必須首先考慮一個關鍵因素：您的資料是否已準備好提供 Copilot for Microsoft 365 所採用？ 

Copilot for Microsoft 365 資料準備的三個步驟

在準備 Copilot for Microsoft 365的資料時，我們可以著重於三個關鍵領域，以應對跨越多個來源和系統的大型複雜資料集所帶來的挑戰。由於現代工作場所的複雜性和數據需求的不斷變化，建立一個穩固的資料基礎確實具有挑戰性。事實上，有75%的企業主管仍然不信任自己的數據。

為了應對這些資料挑戰並成功應用關鍵策略，更好地管理和清理資料，確保 Copilot for Microsoft 365可順利使用，我們應該專注於以下三個數據準備的重要步驟：

1.集中管理您的資料。

為了讓 Copilot 能夠索引您欲查找的信息，必須確保 人工智慧（AI）可以存取這些資訊。

Copilot for Microsoft 365從 Microsoft Graph 擷取資料和訊息，而 Microsoft Graph 則是一個網關，允許存取來自 Microsoft 雲端服務（例如 Microsoft 365、Windows，以及企業移動性和安全性等）的資料和情報。這也是為何資料集中管理對於最大程度發揮 Copilot for Microsoft 365 功能的至關重要。

• 集中管理您的資料確保 Copilot 可以透過以下方式索引高品質資料：整合數據到一個統一的視圖中，使得人工智慧（AI）更容易在中央位置尋找乾淨、整合的數據，而不需在複雜的資料庫和系統中搜尋相關數據。
• 透過快速存取單一來源，以便追蹤數據問題，降低錯誤發生的可能性，而不是需要查閱不同的系統。
• 促進資料協作和共享，讓不同利害關係人能夠基於各自的目的和見解，存取和使用相同的資料。

為了實現資料的集中管理，您需要將來自遺留應用程式和其他雲端來源的內容遷移到 Microsoft 365。由於 Copilot for Microsoft 365 的順暢運作取決於資料，因此將資料成功遷移到單一的 Microsoft 365 租戶中對提升人工智慧（AI）體驗至關重要。為此，具有全面支援不同資料類型的遷移工具對這項過程至關重要，以確保您的業務關鍵資料不會被遺漏。

儘管將資料轉移到 Microsoft 365 是理想的選擇，但在某些情況下，您可能需要將它們保留在獨立的系統中。在這種情況下，您仍然可以透過現有的插件和連接器，將這些資料呈現在 Copilot for Microsoft 365 中，同時引入外部資料。

2.盤點您的資料。

全面的資料清單提供對資料資產的可見性，以更好地認識其價值和潛力。透過了解您的資料格局，您可以開始識別關鍵業務數據，同時找出可能影響您的人工智慧（AI）結果的冗餘、過時或瑣碎 (ROT) 數據。這個過程對於Copilot for Microsoft 365至關重要，因為它依賴於高品質的資料來生成可靠和有效的輸出。您可以透過資料盤點確保數據品質，包括：

• 透過刪除可能擾亂環境的 ROT 數據，提高 Copilot 存取索引數據的準確性和相關性。
• 收集有價值的見解，了解如何建立更好的資訊管理流程，以維護高品質的數據，從而增強 Copilot 的使用體驗。

如果您希望獲得全面的數據清單，那麼使用有效的資訊管理解決方案進行發現分析練習是非常重要的。這將協助您確定哪些數據對您的組織至關重要，哪些數據不重要。一旦您獲得這種洞察，您就能更好地了解資料的價值，並開始清理陳舊或過時的內容，以準備 Copilot 的使用。

3.分類您的資料 

在完成資料盤點後，將它們進行分類將對適用適當的政策和控制以進行正確的資料管理至關重要。這有助於通過根據您的業務政策在 Microsoft 365 環境中組織數據，建立堅固的數據基礎。

例如，您可以將資料分類為個人、財務、機密或公開，或使用Metadata、標籤和標記進行資料分類。一旦資料被分類，就更容易實施關鍵的生命周期管理政策。有了更好的資料結構，Copilot for Microsoft 365 可以更好地搜索、發現和理解您的資料，從而最終提高人工智慧（AI）的輸出。

擁有強大的數據基礎，Copilot for Microsoft 365 可以獲得可靠且全面的輸入。如果您的組織在資料管理方面遇到困難，您仍然可以透過 AvePoint Opus 加強您的人工智慧計劃。AvePoint Maestro，Opus 的 AI 驅動分類功能，使組織能夠識別高價值內容，並在大規模上進行標記和分類，同時自動應用適當的生命周期政策。這有助於使您的資料即使在沒有大量手動輸入的情況下也能為人工智慧做好準備。

接著，通過 AvePoint Opus 與 Copilot for Microsoft 365 的無縫整合，您可以確保這些政策和控制應用於您的資料，即使在您的 Copilot for Microsoft 365 採用不斷增長的同時，也能保持有效的資訊管理實踐。

利用 AvePoint 確保 Copilot for Microsoft 365 做好準備

與任何新技術一樣，為了確保成功和可持續採用，適當的準備是必要的。透過 AvePoint，您可以獲得創新工具，幫助您充分發揮在 Copilot for Microsoft 365 上的使用。借助資料治理解決方案，您可以在人工智慧領域中遨遊，優化您的資訊生命周期以及資料所創造的價值。

作為 Copilot 的解決方案提供商，AvePoint 可以協助組織發現、分類、保護、遷移和監控數據，以確保為 Copilot 做好數據準備。

AvePoint 台灣區獨家代理商-零壹科技

零壹科技代理微軟超過30年，面對企業數位轉型的變化，致力成為企業雲端解決方案供應商，攜手AvePoint 打造企業安全的Microsoft 365 平臺，此外，零壹科技的微軟銷售團隊也獲得微軟高度肯定，取得數位和應用程式創新（Azure Digital & App Innovation）、基礎設施（Azure Infrastructure）、現代工作（Modern Work）及Data & AI 共四項產品服務認證，取得微軟解決方案合作夥伴(Solution Partner)資格，扮演企業最佳數位轉型夥伴。

如欲了解更多有關Microsoft或AvePoint資訊，請洽零壹科技（02）2656-5656, Email: cspservice@zerone.com.tw。